Optimizar la gestión de tareas

Toda empresa, grande o pequeña, se forja a través del trabajo. Las tareas encomendadas a cada trabajador o departamento, están dirigidas a la consecución de una serie de objetivos que la empresa debe alcanzar. Cada serie de procesos que den como resultado esos logros, determinan el avance y crecimiento de la empresa.

Planificar y gestionar correctamente esas tareas, es fundamental para optimizar los recursos destinados a las mismas. Para lograr que una empresa u organización funcione, hay que llevar a cabo numerosas tareas, cada una de ellas con un grado de prioridad y un objetivo diferente. Así mismo, todas esas tareas son encomendadas a una o varias personas para que las realicen.

Asignar las tareas a las personas adecuadas es fundamental para que estas se desarrollen y completen de la mejor manera posible. Puesto que en numerosas ocasiones, esas tareas no se realizan, se delegan en personas equivocadas con resultados mediocres o simplemente se posponen, conviene llevar a cabo una buena gestión de tareas. Desde Kairoshr, expertos en software de gestión empresarial, aconsejan la implantación de un software que ayude a gestionar esas tareas.

Aunque existen profesionales que se encargan de la planificación y gestión de los proyectos, cualquier cargo de la empresa puede, gracias a un software y la conveniente formación, gestionar los proyectos y tareas de una empresa. Optimizar los procesos que culminan con esa gestión es más sencillo si existe una buena planificación.

Para comprender mejor la importancia de este tipo de planificación dentro de la empresa, vamos a averiguar en primer lugar en que consiste exactamente.

Que es la gestión de tareas de una empresa

La gestión de tareas dentro de una empresa es el proceso que se encarga de la supervisión de las tareas que requiere un proyecto determinado, a través de las diferentes etapas que lo componen desde su inicio hasta su finalización.

La metodología de la planificación permite hacer una mejor toma de decisiones y tener la capacidad de realizar los cambios necesarios al tiempo que se desarrolla la tarea. El objetivo final es lograr el mejor desempeño y realización de la misma con los mejores resultados.

Para llevar a cabo este tipo de gestión, los encargados de su planificación disponen de herramientas que facilitan la labor. Desde los citados softwares hasta una simple lista donde tomar las notas correspondientes. Aunque la mejor manera de realizar la gestión y planificación es a través de un software debido a la centralización de toda la información.

Una empresa que cuente con una buena gestión de tareas conseguirá alcanzar sus objetivos con mayor facilidad. De ahí, la importancia de hacerlo de la forma correcta. Una de las principales causas de fracaso en un proyecto empresarial, es la falta de definición en los objetivos marcados. Implementar la gestión de tareas, conlleva unos beneficios inmediatos como la definición del objetivo general de la empresa y los objetivos parciales que debe cumplir cada departamento. A su vez, se genera un sistema que evaluando los resultados, aumenta la disciplina y la motivación del personal encomendado a cada tarea.

Básicamente, una buena gestión de las tareas y los proyectos, consiste en una clara definición de los objetivos a alcanzar y el momento de lograrlos.

Esto contribuye a la optimización de los procesos a desarrollar para lograr alcanzar esos objetivos, mediante el uso de los recursos correctos y necesarios en el momento adecuado. Del mismo modo que se encomendarán esas tareas a las personas más capacitadas para su desempeño, logrando así el mejor aprovechamiento de las habilidades personales de cada trabajador.

Objetivos y estrategias de la gestión de tareas

Con una buena gestión de las tareas propias de la empresa, se obtienen mejores resultados y se optimizan los recursos disponibles de la misma, ya sean humanos o materiales.

De ahí que los objetivos o la misión de la propia gestión posean gran importancia. Los más importantes a tener en cuenta son:

  • El desarrollo con éxito de todos y cada uno de los procedimientos implicados en el inicio, la planificación y ejecución de los mismos, su regulación y el cierre del proyecto concreto.
  • Reorientar los esfuerzos de cada equipo de trabajo y cada una de las áreas del proyecto a realizar para alcanzar todos los objetivos propuestos, tanto generales como específicos. Esto debe hacerse dentro del plazo y cumpliendo unos estándares de calidad óptimos con el presupuesto asignado.
  • Redefinir y afinar el diagrama de flujo de la empresa, optimizando así la utilización de los recursos, los tiempos de entrega y la calidad de los trabajos realizados.
  • Reasignar las tareas encomendadas a cada trabajador a razón de sus habilidades, claramente definidas y conocidas por el encargado de gestionar las tareas, mejorando así los puestos de trabajo.

La gestión de tareas, consiste, a fin de cuentas, en una metodología claramente aplicada al trabajo en equipo. Puesto que una empresa, en resumidas cuentas, es un equipo que debe funcionar como un engranaje perfecto para alcanzar sus metas, gestionar de manera eficiente esos engranajes, es fundamental.

Una comunicación efectiva junto a una supervisión de las tareas, dará como resultado la colaboración necesaria entre los factores humanos para un mejor desempeño empresarial.

Cada empleado, conocedor de sus capacidades, con unas tareas definidas claramente de principio a fin, sabiendo cuales son sus limites y obteniendo la información correspondiente y necesaria, desarrollará sus funciones con mayor celeridad, eficiencia y eficacia.

Con una buena gestión de tareas, se definen una serie de estrategias con la que se obtienen una serie de beneficios asociados.

En primera instancia, la organización de la empresa. Obviamente, una empresa desarrolla diferentes tareas de manera simultánea, no se centra en un proyecto o función, lo que puede resultar en un caos absoluto si no se gestiona convenientemente. La gestión de tareas, define, ubica y prioriza esos proyectos, dándoles el tiempo y el espacio necesarios para su culminación garantizando y optimizando así, que se cumpla el objetivo.

Permite visibilizar todo el proyecto gracias a la creación de un diagrama de flujo. Estos diagramas permiten visualizar fácilmente las tareas pendientes, los tiempos de entrega y el personal implicado. De este modo se puede repasar el proyecto durante su desarrollo, redefinirlo si es necesario y comprobar su avance.

Se normaliza la supervisión de los proyectos. Con esta metodología, cada responsable de área o empleado, supervisa y revisa el cumplimiento de las obligaciones correspondientes a cada trabajador. Al tiempo que se evalúa el avance y se realizan los ajustes pertinentes en el caso de que sea necesario.

Canaliza y enfoca los esfuerzos de cada departamento involucrado. Crear y priorizar tareas concretas para lograr un fin común, evita las distracciones propias que conlleva un proyecto. Si cada empleado se enfoca en su logro personal, se centrará única y exclusivamente en su tarea.

Herramientas para gestionar las tareas

Las empresas se han valido siempre de herramientas que contribuyan a facilitar este tipo de gestiones. En la actualidad, son tres las principales herramientas utilizadas por las empresas para crear sus diagramas y gestionar sus proyectos de la mejor manera posible.

Una de ellas es la lista de tareas pendientes o to do list, donde se definen y categorizan todas las tareas pendientes que tiene la empresa.

Los cronogramas y tableros donde se disponen etiquetas con la información necesaria y correspondiente a cada tarea. Este sistema es muy flexible pues permite mover las etiquetas y sustituirlas en el caso de cambios.

La mas reciente de todas, el software, con sus numerosas ventajas y una facilidad de acceso indiscutible que permite, a todo empleado, tener la lista de tareas al alcance de su mano.

En conclusión, podemos decir que una buena gestión de las tareas dentro de la empresa, optimizarán todos los proyectos a desarrollar.